来源：古里奥（id：coolioyang） 作者：古里奥

我运气比大多数同行都好，既不需要开视频会议，还得空刷刷社交媒体上视频会议，视频直播主题的段子，很欢乐。虽然疫情是个大坏事，却也感恩其推动了虚拟会议的普及。

一直在跨国公司服务，视频会议是常见的例行工作。因此也有了一些约定俗成的礼仪和做法，以下，供大家在非常时期参考：

视频并不必须

相信大家语音会议的经历都要比视频多得多，其原因无非视频的门槛比较高，不仅硬件要支持，还需要有适合的环境。而语音会议不仅可以释放网速压力，还可以把注意力更好的放在要讲的主题上。

毕竟，与会者的表情，穿着，网速都会让大家分心和打扰开会进度。因此，发起一个会议之前，请再三考虑一下，是否真的必须视频。

所有人都需要提前

必须视频会议的话，组织者需要提前把拨入方式通过邮件发给所有人，如果上次通知距离开会时间超过一天，在开会前一个小时内，把拨入方式再次邮件给大家。之所以强调用邮件，是因为在IM上很容易找不到信息，或找错，弄出乌龙。

所有与会人员建议在开始前五分钟拨入。所有人都能提前，就留出了一点时间做硬件测试。另外，我们无法预测会议系统需要下载什么，接入什么，测试什么，或者有什么bug和系统崩塌。所以不要等到开会时间到了再去接入。这会导致所有人等一个人的状况。

如果是会议的组织者，最好提前十分钟进入等待，参与人员因为主持人没有上线无法接入，会对会议是否如约进行有所疑惑，会引发多余的沟通和确认。

开会所需要的文件，必须在开会前至少十五分钟发给所有与会人员。一方面这样可以让大家提前下载，阅读，节约开会时间，另一方面，也可以防备突发设备问题。以下会讲到。

备选方案必须有

一旦会议不正常，需要迅速切换到备选的开会方式去。这就需要组织者在之前已经想好备选是什么。一般的备选方案需要比视频会议的门槛低，比如语音，甚至微信会议。这样不管是视频系统的问题，电脑的问题，还是网速的问题，都可以避开继续会议。

而前面讲的文件预先发出，在备选方案上线时就派上了用场。

次序和秩序

虚拟会议比正常需要更多的精力保持注意力集中，对脑力和体力的消耗都更大，因此需要尽量缩短时间。

因此沟通方法也要有所改变。尤其是，所有与会人员都要戒掉打断别人的习惯。否则很有可能在话题不断变化的过程中，与会人员都失去了耐心和注意力，导致最后无法达成共识。

比较好的经验是由一位主持人，一般是会议组织者，在开会伊始把顺序、内容和注意事项讲清楚。不要直接把开场抛给演讲者，因为主体演讲只是会议的一个部分。不应由演讲者从头负责到尾。会议组织者才是应该对落实设备，参与人数，会议秩序，以及会后跟进负责的单位。

一位说话时，所有与会人员保持安静，直到对方说完再开始提出自己的想法。打断的行为应该由会议主持者及时阻止。而当同时有多人需要说话时，由组织者安排顺序，逐一发言。

相应的，组织者也可以在发言者说话拖沓，没有重点，反反复复的时候及时阻止对方，以提升会议效率。总之，每一个视频会议，都需要一位为听众着想的组织者。

控制时间

由于上述所讲的注意力问题，视频会议的时间应控制在一个小时以内，以避免疲劳和跑题畅聊。而我个人经验，最佳长度为45分钟，这样不管是谁需要倒水，去洗手间，或者回微信电话，都可以等到会议结束之后，而不影响会议效率。

如果会议的流程很长，简单的办法就是拆成几个会议开。想要一气呵成，往往得不偿失。要让每个会议都有价值，而不走形式。

做好会议笔记

有些团队因为使用了视频系统的录制功能，就忽视了会议记录，这是不对的。录制功能只是备份，以防万一用。而一个会议的话题，共识，跟进都应该有专人记录，并在会议之后发给所有参与者。这才能有效提高之后的跟进效率。

想象一下如果有人忘了开会的结论，需要去看一个一两小时的视频文件寻找，简直就是个灾难。

另外，如果会议设备允许，开会的时候也可以鼓励大家把问题和反馈同步留在系统的留言板，或类似功能区域。这样一方面可以减少打断，另一方面可以可以方便组织者控制会议秩序，最后方便做笔记。

其他的基本礼仪，包括：寻找安静的环境，有舒适自然的背景，着装得体，不要对镜头过远或过近等等，我就不赘述了。

总得来说，开视频会议也是职场一部分，要获得更多认可和赞许，就需要认真考虑每个细节。但我想强调，如果确认因为客观原因，自己不适合视频会议，就在第一时间跟组织者提出，以便另行安排，不要硬着头皮开了会，结果影响了会议效率，还降低了同事对自己的好感度。